Ein Werkzeug zur Erstellung des Verfahrensverzeichnisses für jedermann, der internen Verarbeitungsübersicht und der Dokumentation der Vorabkontrolle.

1. Einleitung

BDSG Basics hilft bei der Umsetzung der Datenschutzgesetze. Die Software unterstützt Datenschutzbeauftragte und alle, die es werden möchten (oder müssen). Es führt Sie professionell durch alle relevanten Fragestellungen des Datenschutzes. Gleichzeitig liefert die umfangreiche Programm-Hilfe das notwendige Hintergrundwissen. BDSG Basics hilft, die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen schnell zu erfassen, explizit zu formulieren und zu verwerten.

Sie erstellen damit u.a.:

• das Verfahrensverzeichnis für jedermann (gem. § 4g i.V.m. § 4e BDSG)
• die Verarbeitungsübersicht intern (gem. § 4g i.V.m. § 4e BDSG)
• die Vorabkontrolle gemäß § 4d BDSG

2. Aus der Praxis - für die Praxis

Mitgewirkt an der Entwicklung von BDSG Basics haben

• Datenschutzbeauftragte aus der Wirtschaft (u.a. adidas-Salomon AG, SchmidtBank, Media-Saturn Gruppe, Nürnberger Versicherungsgruppe), sowie Datenschutzbeauftragte aus dem IHK-Anwenderclub "Datenschutz und Datensicherheit/ GDD-Erfa-Kreis Nürnberg",
• die Bayerische Datenschutz-Aufsichtsbehörde für den nicht-öffentlichen Bereich und
• die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherung e.V. (GDD).

BDSG Basics wurde erstmals auf der CeBIT 2004 im Datenschutz-Competence-Center (DCC) auf dem Stand der GDD e.V. ausgestellt und fand großen Anklang.

3. Funktionen

BDSG Basics unterstützt den Datenschutzbeauftragten bei seinen gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben.
Die grundlegenden Funktionen und Eigenschaften von BDSG Basics sind:

• Datenschutz-Vorlagen für verschiedene Branchen, dadurch wesentlich erleichterte Einarbeitung für Einsteiger.
• Entsprechende Erweiterungen für Steuerberatungskanzleien sind verfügbar
• Führung durch alle relevanten Fragestellungen des Datenschutzrechts
• Umfangreiche Programm-Hilfe in verständlichem Deutsch - auch als Nachschlagwerk einsetzbar (inkl. Glossar, weiterführenden Informationen und Gesetztestexten im Wortlaut)
• Wichtige Musterformulare enthalten
• PDF-Druck für einfach portierbare Druckergebnisse
• Prüfungsgrundlage für die Datenschutzaufsichtsbehörde
• Transparenz für Ihre Mandanten, Ihre Mitarbeiter und Ihre IT-gestützten Geschäftsprozesse
• Ideal auch für kleinere und mittlere Unternehmen/Kanzleien, da BDSG Basics einfach und universell einsetzbar ist
• Sichere Verschlüsselung ihrer sensiblen erfassten Informationen
• Individuelle Auswertungen (Reports) möglich

4. Zur Technik:

• lauffähig unter Windows, Linux und weiteren Betriebssystemen dank moderner, schneller Oberflächen mit Swing- und XML-Technologie
• schlankes Programm - keine Zusatzsoftware (z.B. Datenbankserver) erforderlich aufgrund der XML-Datenspeicherung
• Schnell und einfach zu installieren

5. Demo-Version

5.1 Download: Kostenloses Demo von BDSG Basics

Laden Sie sich hier die kostenlose Demoversion von BDSG Basics herunter - für Windows, Mac, Linux und andere Betriebssysteme (Java Runtime wird zusätzlich benötigt, s.u.).

Die aktuelle Versionsnummer ist 1.04.00.

5.1.1 Einschränkungen der Demo-Version sind:

• nur rudimentäre Programmhilfe (kein Zugriff auf das Fach-Know-How beim Ausfüllen der Eingabefelder)
• kein Daten-Import und -Export möglich
• eingeschränkter PDF-Druck (nur zwei Seiten möglich mit Hinweis auf Demo-Version)

Wenn Sie die Demo-Version lizenzieren, werden diese Beschränkungen aufgehoben. Ihre bereits erfassten Test-Daten bleiben vollständig erhalten.

5.1.2 Voraussetzungen und Installation:

Aus Gründen der schnelleren Datenübertragung enthält die Demo-Version zum Download nur das Programm selbst. Deshalb müssen Sie vorher überprüfen, ob Sie eventuell notwendige Zusatzprogramme installieren müssen:

1. Achtung: Überprüfen Sie zunächst, ob auf Ihrem Rechner das Java 2 Runtime Enviroment 1.4.2 installiert ist. Es wird zwingend benötigt, ist aber in der Download-Variante von BDSG Basics nicht enthalten.
   
   Hinweis: Ob Java auf Ihrem Rechner installiert ist, können Sie auf einem Windows-Rechner so feststellen: Klicken Sie auf "Start" -> "Einstellungen" -> "Systemsteuerung" -> Symbol "Software". In der Liste der installierten Programme muss "Java 2 Runtime Enviroment" auftauchen.
   
   Ist dies nicht der Fall, laden Sie es von der Internet-Downloadseite des Anbieters Sun herunter. Wählen Sie hier "J2SE v 1.4.2_06 JRE" (oder neuer; Größe: ca. 15 MB) und installieren es (beachten Sie zu den früheren Versionen den Sicherheitshinweis).
2. Zusätzlich benötigen Sie ein Programm, mit dem Sie PDF-Dateien anzeigen können (z.B. den Adobe Reader - hier kostenloser Download des Adobe Readers für alle Plattformen). Klicken Sie hier, um BDSG Basics herunterzuladen:

Download der Testversion ... (Achtung: der Download erfolgt von den Seiten der DEMAL-GmbH, Größe: 7,7 MB)

Starten Sie die Installation, indem Sie diese heruntergeladene Datei öffnen (unter Windows: einen Doppelklick darauf ausführen). Achtung: Das Java 2 Runtime Enviroment muss dazu lokal verfügbar sein (s.o.), sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung.

5.2 Download: Update auf BDSG Basics 1.04.0

Wenn Sie BDSG Basics vor längerer Zeit von diesen Seiten heruntergeladen haben oder von der Installations-CD installiert haben, können Sie mit diesem kostenlosen Download auf die aktuelle Version 1.04.0 updaten (egal, ob Demo oder Vollversion).

5.2.1 Download-/ Installationsanleitung

1. Prüfen Sie, welche Version von BDSG Basics bei Ihnen läuft.
   Öffnen Sie dazu das Programm und sehen Sie im Menü "?" -> "Info" nach. Falls dort eine Versionsnummer von 1.04.0 (oder höher) steht, benötigen Sie das Update nicht.
2. Sichern Sie Ihre Daten in BDSG Basics - vorsichtshalber.
   Gehen Sie dazu im Menü "Extras" auf "Exportieren", markieren Sie den allerobersten Zweig, und geben Sie einen Pfad und Dateinamen für die Sicherung an.
3. Starten Sie den Download.
   Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den nachfolgenden Link und wählen dann "Ziel speichern unter ...". Speichern Sie die herunterzuladende Datei auf einer beliebigen Stelle Ihrer Festplatte.

Download des Updates starten... (Achtung: der Download erfolgt von den Seiten der DEMAL-GmbH, Größe: 1,4 MB)

• Schließen Sie BDSG Basics, falls es noch offen ist.
• Starten Sie die heruntergeladene Datei Update_1.04.0.zip durch einen Doppelklick und extrahieren Sie den Inhalt in den BDSG Basics-Programmordner (unter Windows oft C:\Programme\BDSG Basics\). Achten Sie darauf, die eingestellten Pfadangaben zu verwenden. So werden automatisch die folgenden Dateien ersetzt bzw. eingefügt: bdsgbasics.jar und view.xml im Hauptordner sowie redo.gif und undo.gif im Unterordner resource.
• Fertig.

5.2.2 Neuerungen in BDSG Basics 1.04.0

• Rückgängig-machen und Wiederherstellen innerhalb der einzelnen Textfelder möglich
• einfachere Datensicherung möglich, da Verzeichnis für data.xml einstellbar
• Lizenzierung nun wahlweise auch per Lizenzdatei

5.2.3 Neuerungen in BDSG Basics 1.03.0

• Neu hinzugekommen ist in erster Linie das Menü "Konfiguration". Dort können Sie über "Ansicht" einzelne Zweige dauerhaft ausblenden. Außerdem ist es nun möglich, mit "Optionen" die Voreinstellungen für die Ordner Export, Import und PDF-Export voreinzustellen.
• Volltextsuche: Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle mehr; zum Aufrufen der Ergebnisse genügt ein einfacher Klick.
• An einigen Stellen sind Textfelder hinzugefügt worden, in denen zusätzliche Erläuterungen zu den Punkten erfasst werden können (z.B. bei Stellungnahme des DSB, Datenübermittlung außerhalb der EU).
• ... und andere kleine, selbsterklärende Verbesserungen.

5.3 Download: Branchen-Modelle zur Erweiterung

Hier können Sie Branchen-Modelle kostenlos herunterladen und in Ihre Demo- oder Vollversion von BDSG Basics einfügen (soweit sie dort noch nicht vorhanden sein sollten). Angaben zur Vorgehensweise finden Sie im CD-Booklet.

Branchen-Modelle sind Vorgaben, in denen typische Vorgaben für Unternehmen aus der jeweiligen Branche getroffen sind. Diese Vorgaben können Sie zwar auch manuell treffen, jedoch nehmen Ihnen die Branchen-Modelle etwas Arbeit ab.

Derzeit stehen XML-Dateien für folgende Branchen zum Download zur Verfügung:

• Datei "Steuerkanzlei Wirtschaftsprüfer.xml" (gezippt)
• Datei "Anwalt Notar.xml" (gezippt)

5.3.1 Herunterladen und Speichern:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen dann "Ziel speichern unter ..." (mit dem Internet Explorer, bzw. "Link-Ziel speichern unter ..." o.ä. mit anderen Browsern).
Installieren:

Vor dem ersten Start von BDSG Basics:

Installieren Sie BDSG Basics. Vor dem ersten Starten von BDSG Basics kopieren Sie die heruntergeladene XML-Vorlagendatei in den Ordner \bdsgbasics\templates.
Beim ersten Starten zeigt Ihnen BDSG Basics dann ein Dialogfenster, das alle verfügbaren Vorlagen anzeigt, und aus dem Sie Ihr gewünschtes Modell auswählen können.

Nachträglich: (nur in der Vollversion möglich!)

• Wenn Sie BDSG Basics schon einmal gestartet haben und nachträglich ein Modell einfügen möchten, kopieren Sie die heruntergeladene XML-Vorlagendatei in den Ordner \bdsgbasics\templates.
• Anschließend starten Sie BDSG Basics und wählen im Menü "Extras" » "Modell wechseln". Dort werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass Sie bereits erfasste Daten exportieren sollen, da diese ansonsten verloren gehen. Wählen Sie dann im Dialogfenster die gewünschte Vorlage aus.
• Nach dem Wechsel können Sie Ihre Daten dann wieder importieren.